Media Kolaka – Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Kolaka resmi meluncurkan aplikasi e-Tamu sebagai inovasi layanan berbasis digital untuk mempermudah proses penerimaan tamu. Aplikasi tersebut digagas oleh Kepala Bagian Umum dan Keuangan Sekretariat DPRD Kolaka, Sitti Qur’ana, sebagai jawaban atas berbagai kendala pada sistem pencatatan tamu manual yang selama ini digunakan.
Sitti Qur’ana menjelaskan, pencatatan tamu secara manual kerap menimbulkan sejumlah permasalahan seperti proses pelayanan yang lambat, potensi kesalahan data, kesulitan melakukan penelusuran riwayat kunjungan, hingga terbatasnya akses terhadap laporan. “Berangkat dari kondisi tersebut, maka dikembangkanlah aplikasi e-Tamu, sebuah sistem layanan tamu berbasis digital yang dirancang untuk mempercepat dan mempermudah pengelolaan data kunjungan di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Kolaka,” ujarnya kepada Kolaka Pos, Senin (1/12).
Melalui aplikasi ini, tamu yang ingin berkunjung ke DPRD Kolaka kini dapat melakukan registrasi secara mandiri melalui link: https://sites.google.com/view/e-tamu-dprdkolaka/. Data kunjungan akan tersimpan secara otomatis dan dapat diakses oleh pihak terkait dengan lebih cepat dan akurat.
Lebih lanjut, Sitti Qur’ana menyebut aplikasi e-Tamu juga mendukung penerapan digitalisasi administrasi perkantoran sekaligus memperkuat akuntabilitas dan transparansi pelayanan. “Aplikasi ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan penerimaan tamu, serta menghadirkan data kunjungan yang akurat, cepat, dan mudah diakses,” katanya.
Ia menambahkan, e-Tamu masih sangat terbuka untuk pengembangan. Beberapa rencana yang telah disusun antara lain integrasi dengan layanan internal lainnya, fitur notifikasi otomatis ke bagian tujuan saat tamu melakukan registrasi, hingga integrasi dengan sistem persuratan. Selain itu, Sekretariat DPRD juga merencanakan pembuatan dashboard pimpinan yang menampilkan statistik kunjungan, tujuan tamu, hingga intensitas pelayanan. Penyesuaian SOP pelayanan tamu juga akan dilakukan agar seluruh proses berjalan sesuai ketentuan.
“Inovasi tidak akan berhenti sampai di sini. Transformasi digital adalah perjalanan panjang yang membutuhkan komitmen, adaptasi, dan dukungan dari seluruh pegawai dan pimpinan,” tegasnya.
Aplikasi e-Tamu Sekretariat DPRD Kolaka resmi dilaunching oleh Ketua DPRD Kolaka, I Ketut Arjana, pada Jumat (27/11). Acara peluncuran turut dihadiri sejumlah anggota DPRD, Sekretaris DPRD, serta para pegawai.
Redaksi
